3 KANSEN DANKZIJ DIGITALE BIJEENKOMSTEN EN EVENTS

2020. Een jaar waarin we collectief een enorme sprong maakten in remote werken en de digitale toegang tot verschillende faciliteiten. Mede hierdoor is er ontzettend veel geschreven over de verbeterpunten en gevaren van digitale bijeenkomsten. Tips als: Interactie is de sleutel tot succes, zorg voor een plan A, B en C en test je techniek zijn natuurlijk welkom (mocht je daar meer over willen weten, neem dan contact op). Maar er wordt nog te weinig geschreven over de kansen die dit voor organisaties met zich meebrengt. Daarom delen wij drie kansen die volgens ons niet onopgemerkt voorbij mogen gaan.

Digitaal bijeenkomen is anno 2021 niet meer weg te denken. Zowel zakelijk als privé. Ontstaan uit noodzaak en ter vervanging van het live samenkomen. Ook wij hebben in het afgelopen jaar de wereld vooral digitaal ervaren. Dat heeft ons ontzettend veel gebracht. We leerden door te doen en te ontdekken. En dat zetten we in 2021 met plezier voort. Voordat we weer een leerzaam jaar tegemoet gaan, beschrijven we drie kansen die digitaal bijeenkomen met zich meebrengt.

3 KANSEN DANKZIJ DIGITALE BIJEENKOMSTEN EN EVENTS

1. INTERNATIONAAL SAMENKOMEN IS TOEGANKELIJKER DAN OOIT

Ten eerste te beginnen met het feit dat deze digitale sprong het Internationaal samenkomen toegankelijker maakt dan ooit. Het geeft je de mogelijkheid om je doelen, doelgroepen en bereik opnieuw te bekijken. Het digitaal samenkomen hoeft namelijk niet puur een vervanging te zijn voor de regionale of nationale bijeenkomsten en afspraken zoals we die normaal zouden doen. Het brengt de enorme kans met zich mee om grootser en internationaal te denken. Want stel nu dat je die Franse of Engelse tak of partner nu wél kunt betrekken. De mogelijkheden die er nu zijn voor digitaal samenkomen maakt het dat die samenwerking veel meer toegankelijk is. En laat dit de verbinding onderling heel erg ten goede kunnen komen.

Een mooi voorbeeld hiervan is de uitzending die wij in samenwerking met ons zusterbedrijf iQ Events maakten voor Eurofiber (foto). Een bedrijf met verschillende vestigingen verspreid over West-Europa. Vestigingen die normaal niet snel bijeenkwamen, hebben wij samengebracht in één digitale uitzending in twee verschillende talen. Verspreid over drie verschillende landen hebben medewerkers van elkaar kunnen zien en horen wat er binnen de vestigingen speelt. Met natuurlijk een flinke dosis plezier in de vorm van een quiz en veelgebruikte chat.

Een ander voorbeeld van internationaal samenkomen, met als doel kennisoverdracht van jeugdprofessionals, is; het Kingdom of Conference (foto). Verspreid over de zes eilanden van onze Cariben brachten wij samen met iQ Events in opdracht van het Openbaar Lichaam Sint Eustatius, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en de Interlandelijke Taskforce Kinderrechten deze professionals met elkaar in gesprek. Deze kans laat zien dat je breder kunt denken als het gaat om het samenbrengen van verschillende groepen met eenzelfde interesse, vakgebied, expertise of hobby. Voor het Kingdom of Conference was een talkshow de manier om maatschappelijke thema’s op tafel te leggen door verschillende tafelgasten, zowel digitaal als fysiek, bij elkaar te brengen. Het hybride inzetten van tafelgasten, zorgt ervoor dat ook de aanwezigheid van belangrijke sprekers veel meer toegankelijk is doordat reistijd en logistiek veel minder een rol speelt. Je belt sprekers met een volle agenda simpelweg in.


2. EEN GROTER BEREIK BINNEN JE DOELGROEP

Ten tweede kun je met de digitale mogelijkheden het bereik binnen je doelgroep vergroten. Daarmee bedoelen we dat een andere groep mensen meer geneigd is deel te nemen aan het gesprek, dankzij de mogelijkheid tot digitale deelname. Dit geldt voor een groep die normaal niet snel naar een fysieke bijeenkomst zal komen. Denk bijvoorbeeld aan ouders met jonge kinderen, die hun handen vol hebben aan het runnen van het hele gezin. Of young professionals die de werkdag vroeg starten en laat stoppen om vervolgens hun kostbare tijd te besteden aan het onderhouden van sociale contacten. Deze groepen leven spontaan op sinds overleg veel meer digitaal plaatsvindt. Juist voor sessies of bijeenkomsten waarin mensen om hun mening of input wordt gevraagd, gaat er dus een wereld aan informatie open. Een uitgelezen kans om het gesprek aan te gaan met mensen die anders lastig te bereiken zijn. Let wel op dat je met dit inzicht het roer niet volledig omgooit. Gebruik het als aanvulling op de methoden die voor jou succesvol zijn gebleken. Zo voorkom je bij het vergroten van het bereik binnen je doelgroep, dat je niet een andere groep kwijtraakt.


3. MEER CONTENT OM JE ONDERWERP CROSSMEDIAAL VERDER UIT TE DIEPEN

En ten derde maakt het digitaal hosten van een bijeenkomst het ook mogelijk om meer content te maken dan dat je tijdens de bijeenkomst gaat gebruiken. Het digitaal verzorgen van een bijeenkomst, event of sessie vraagt van je om dit korter en beknopter in te richten dan wanneer je hetzelfde fysiek zou doen. Een (computer)scherm vraagt energie, dus word je gedwongen om je programma in te richten rondom de essentie van het samenkomen. Dat maakt het heel duidelijk wat een deelnemer, bezoeker of kijker gaat ervaren tijdens de bijeenkomst. De mensen die deelnemen, zijn dan ook oprecht geïnteresseerd in hetgeen er gaat gebeuren. En het zorgt ervoor dat je rondom de essentie een breder platform kunt bouwen waar je aanverwante onderwerpen ter sprake brengt. Denk bijvoorbeeld aan een Q&A met een van de sprekers na afloop van de show, of het uitdiepen van onderwerpen via artikelen of video’s op de website.

Gebruik je deze digitale bijeenkomst als start van een langdurige communicatiecampagne? Dan geeft het hosten van een digitale uitzending je de mogelijkheid om meer content te maken dan alleen bedoeld voor dat ene (live) event. De opnamestudio en meerkoppige filmploeg is tot je beschikking, dus gebruik dit om een groot deel van je campagnecontent op te nemen. Dit vraagt natuurlijk wel om een goede voorbereiding. Als dat allemaal staat, dan maak je super effectief en professioneel de mooiste content.

Denk in het komende jaar dus niet alleen aan de praktische kant van het digitaal samenkomen, maar bedenk ook goed welke kansen er nog meer voor je liggen. Het brengt ons allemaal weer een stapje verder dan we al waren.