Events

Strategische AGF vakbeurs voor Stichting Holland Fresh Group

Vanuit GroentenFruit Huis kwam eind november 2021 de vraag bij ons binnen of wij een adhoc opdracht wilden aannemen. Stichting Holland Fresh Group (onderdeel van GFH) stond met hun NL collectief paviljoen op de Fruit Logistica 2022 in Berlijn. Aan ons de vraag of wij de beursdeelname van het collectief konden coördineren. Wie ons beursstrategie artikel heeft gelezen weet dat deelnemen aan een vakbeurs een vak apart is, maar vanuit onze tuinbouw expertise konden we daar een mooie strategische invulling aan geven.

Strategische AGF vakbeurs voor Stichting Holland Fresh Group

De organisatie

Vereniging GroentenFruit Huis is een bron van kennis en inspiratie. GFH staat voor de belangen van bedrijven die actief zijn in de afzet van groenten en fruit. De 320 leden vertegenwoordigen een aandeel van ruim 80% van de totale omzet per jaar van € 18 miljard.

Onderdeel van GFH is Stichting Holland Fresh Group. Dit is een non-profit organisatie die verantwoordelijk is voor de organisatie, realisatie en coördinatie van NL collectieve paviljoens op beurzen wereldwijd in de groente- en fruitsector. Al meer dan 30 jaar initieert Holland Fresh Group het NL paviljoen in hal 3.2 op de Fruit Logistica. Het initiatief wordt ondersteund door Topsector Tuinbouw & Uitgangsmaterialen en de RVO, die zich inzet om ondernemende Nederlandse bedrijven vooruit te helpen op het gebied van duurzaamheid, zakendoen over de grenzen, agrarisch ondernemen en innovatie.

De voorbereidingen

De eerste week was gelijk vol aan de bak. De Fruit Logistica is één van de grootste vakbeurzen op het gebied van groenten en fruit in de wereld.  Normaal vindt die in februari plaats, maar werd dit jaar verplaatst naar 5, 6 en 7 april 2022. De nieuwe datum gaf meer kans op doorgang van de beurs maar was tevens een uitdaging om versbedrijven, die dan midden in hun drukste periode zitten, aangehaakt te houden.

Het zwaartepunt voor deze opdracht lag in het stakeholdermanagement van alle deelnemers in het NL collectieve paviljoen. Na heel veel mailtjes, belletjes, team meetings en live ontmoetingen, afspraken met de organisatie, de ambassade, de deelnemers, en partners over onder andere de standbouw en de catering ging dan eindelijk de vlag uit. Een week voor de beurs werd het licht volledig op groen gezet en konden we los.   Deelnemers werden geïnformeerd met de laatste updates rondom de beurs. Social posts werden geschreven en geplaatst om de beurs en onze deelnemers onder de aandacht te brengen. Draaiboeken werden gemaakt.

De allerlaatste vluchten en hotelkamers werden geboekt. Exhibitorpassen werden geactiveerd en toegangspassen voor bezoekers werden verstrekt. En dat was allemaal alleen nog maar voorbereiding. De beurs zelf moest nog komen.

Beurscoördinatie

Wat volgde waren lange dagen en korte nachten. De stappenteller maakte overuren en er zijn wat kilometers afgelegd op de beursvloer. De opbouw begint voor o.a. onze standbouwpartner al ruim een week voor de beurs en liep zeer gestructureerd. Dan volgen drie waardevolle beursdagen waarin veel persoonlijk contact met de deelnemers en leuke contacten met de bezoekers aan de GroentenFruit Huis stand en het NL collectief paviljoen.

Het hoogtepunt was de Holland Party, die wij voor GFH / HFG hebben mogen opzetten en die traditioneel aan het einde van de eerste beursdag plaatsvond. Dit jaar op de beursvloer zelf en dat was een groot succes. Bijna 300 Nederlandse bedrijven waren aanwezig op deze netwerkborrel, waar wij de coördinatie voor hebben ingericht. Een waardevolle belevenis om elkaar na 2 jaar, in een sfeervolle omgeving met goede catering op deze beurs weer te kunnen spreken.

Het resultaat

Het succes van een goede beurs staat of valt met een goede follow-up. Deelnemers, partners en collega’s worden bedankt en gevraagd naar hun evaluatie van deze editie. Naar aanleiding van de feedback kunnen wij een volgende editie weer overtreffen. Want na deze succesvolle Fruit Logistica zijn we weer gevraagd om alle strategische beurzen voor 2022, geïnitieerd door HFG, op te pakken.

Next on the agenda? Voor nu zijn we volop bezig met de Fruit Attraction Madrid en Global Produce & Floral Show USA én ook de inschrijvingen voor Fruit Logistica 2023 komen er weer aan.

Wil je deelnemen of meer weten over deze beurzen neem dan contact met ons op.

Haal jij met jouw bedrijf zoveel mogelijk waarde uit je deelname aan verschillende vakbeurzen?  Het vertalen van een marketingstrategie en doelstellingen naar live ontmoeting en beleving is voor veel bedrijven een uitdaging. In ons artikel nemen we je mee in een aantal verschillende fases die van belang zijn bij het inzetten van een heldere beursstrategie.